Nástroje, ktoré využijete pri online poradách
Samotných nástrojov vhodných na organizáciu online meetingov je viacero. Základná funkcionalita všetkých z nich je rovnaká – umožniť hlasové a video spojenie dvoch a viacerých ľudí online. Nástroje sa od seba líšia vo vybavenosti ďalšími funkciami či používateľským rozhraním. Taktiež, voľba konkrétneho nástroja môže závisieť od toho, čo poznajú či používajú ľudia, s ktorými sa potrebujete spojiť. Poďme sa pozrieť na niektoré z nich.
Skype
Skype je dobre známy a pravdepodobne najviac využívaný nástroj na bezplatnú online komunikáciu a dobre poslúži aj na organizáciu online meetingov. Výhodou je, že ho pozná a využíva veľa ľudí. Na jeho využívanie postačí registrácia. Menšou nevýhodou je, že predtým než sa s niekým spojíte, musíte mať uložený jeho Skype kontakt. Nemusí to byť problém pri už známych kontaktoch, ale je to krok navyše ak na meeting pozývate niekoho nového. Skype umožňuje aj skupinové hovory až 50 účastníkov. Pri video hovoroch maximálny počet účastníkov závisí od verzie či zariadenia a rozsah skupinových video hovorov je obmedzený podmienkami používania. Do hovoru môžete pridať aj účastníka bez Skype prostredníctvom volania na telefónne číslo, čo je samozrejme spojené s poplatkami.
Skype môžete mať nainštalovaný na rôznych zariadeniach – od stolného počítača cez notebook po smartfón či tablet. Počas hovoru môžete s účastníkmi zdieľať obrazovku či súbory, písať správy na chate či hovory nahrávať (zvuk aj obraz).
Skype Meet Now
Skype ponúka aj online verziu „Meet Now“, ktorá je tiež dobrým nástrojom na organizáciu online meetingov. Nevyžaduje inštaláciu ani registráciu a nemá obmedzenia dĺžky hovorov. Stačí vytvoriť link konferenčného hovoru a poslať pozvánku účastníkom (ktorí tiež nemusia mať inštalovaný Skype ani vytvorený používateľský účet). Aj v tejto verzii možno s účastníkmi zdieľať obrazovku, písať správy na chate a nahrávať hovory.
Google Meet a Google Hangouts
Nástrojom špeciálne vytvoreným na online meetingy je aj Google Meet, ktorý aktuálne Google sprístupňuje bezplatne, aj keď pravdepodobne na obmedzený čas. Je súčasťou online balíka G Suite, avšak umožňuje tiež rýchle a jednoduché vytváranie video hovorov aj v online rozhraní a pozývanie účastníkov cez kontakty, e-mailové adresy či preposlanie linku. Nevyžaduje teda žiadnu inštaláciu. Maximálny počet účastníkov online video hovoru je až 250. Veľkou výhodou je, že do hovoru možno pridať aj externého účastníka cez telefón, ktorý sa pripojí zavolaním na číslo špeciálne vygenerované pre daný hovor. Google Meet umožňuje chat, zdieľanie obrazovky či konkrétneho okna, ako aj nahrávanie hovoru.
Okrem Google Meet ostáva dostupný aj starší Google Hangouts, ktorý tiež umožňuje online video hovor pre maximálne 25 účastníkov. Každý z nich však musí mať Google účet a byť v ňom prihlásený. Hovor možno ľahko vytvoriť v online rozhraní a pozvať účastníkov zo svojich kontaktov či preposlaním linku. Hangouts tiež umožňuje zdieľanie obrazovky a chat počas hovoru.
Zoom Meeting
Zoom Meeting ponúka už v bezplatnej verzii dostatok funkcií na plnohodnotnú organizáciu online meetingov. Videohovory vo dvojici sú neobmedzené, skupinové hovory umožňujú pripojenie až 100 účastníkov, avšak ich trvanie je obmedzené na 40 minút. Medzi bezplatne dostupné funkcie tiež patrí zdieľanie obrazovky (vrátanie zdieľania viacerých obrazoviek súčasne), nahrávanie videa aj zvuku, chat či zdieľanie súborov. Hostiteľ meetingu môže moderovať meeting pomocou efektívnych nástrojov, ako je zapínanie a vypínanie zvuku, obrazu či zdieľania obrazovky účastníkov. Prebiehajúci meeting tiež možno rozdeliť do viacerých menších meetingov. Nevýhodou Zoom-u je potreba inštalácie pre všetkých, dokonca aj pre účastníkov iba pozvaných do online hovoru.
Microsoft Teams
Teams je komplexný nástroj na firemnú komunikáciu a online spoluprácu, ktorý okrem samotných online meetingov ponúka omnoho bohatšiu funkcionalitu. Firmy si ho môžu zakúpiť ako súčasť balíka služieb od Microsoftu, ale dostupná je aj bezplatná verzia. Tá aktuálne ponúka neobmedzené konferenčné hovory (hlasové aj video), chat, online úložný priestor či integráciu s MS Office produktmi. Umožňuje tiež zdieľanie obrazovky či konkrétneho okna a zdieľanie súborov. Funkcia nahrávania hovorov však v nej nie je dostupná.
Ná záver
Možností na organizáciu online meetingov je viacero a každý medzi nimi určite nájde čo potrebuje a čo mu bude vyhovovať. Samozrejme, verzie či podmienky jednotlivých nástrojov sa môžu meniť, preto je potrebné sledovať informácie, ktoré uvádzajú ich poskytovatelia. Taktiež, existujú viaceré nástroje, ktorým sme sa v tomto príspevku nevenovali, takže výber je skutočne pestrý.
Začiatky a prvé online meetingy môžu byť trocha rozpačité, ale postupne si na toto nové prostredie, ako aj na nový spôsob a formu komunikácie zvykneme. Určite stojí za to zaujímať sa, ako online meetingy efektívne viesť či ako v rámci nich komunikovať. To je však už iná téma.
Autor pracuje ako docent na Univerzite Komenského v Bratislave, Fakulte managementu, Katedre stratégie a podnikania. Venuje sa podnikateľskému vzdelávaniu, tréningu a poradenstvu a tiež výskumu v oblasti podnikania, MSP, podnikateľského prostredia a podnikateľského vzdelávania.