Ako optimalizovať náklady?

Využite maximum pomoci zo strany štátu na udržanie pracovných miest. Informácie o tom ako využiť štátnu pomoc nájdete v tomto článku.  Ak to je možné, zredukovať personál o tie pozície, ktoré nebudú tvrdo zasiahnuté redukciou (s nárokom napr. na starobný dôchodok, prípade kde je súbeh viacerých pracovných pomerov a pod.) Rokovať s investormi (vrátane bánk) o optimalizácii splácania pôžičiek / úverov, pričom primárne len časť istina. Dôsledne analyzovať jednotlivé nákladové druhy a tam, kde to neohrozuje bežnú prevádzku a nehrozia sankcie ukončiť dodávku služieb a tovarov (hlavne nevýrobná réžia).

Analyzovať zásoby, prehodnotiť plán odpisov trvalých aktív v prípade, že niektoré aktíva nie sú z dôvodu COVID-19 užívané, pozastaviť ich odpisovanie, resp. ho interným predpisom upraviť. Prehodnotiť saldo kontá pohľadávok a záväzkov z obchodného styku – zvážiť použitie opravných položiek v prípade, ak na to existuje dôvod, prípadne vytvoriť rezervy na budúci odpis pohľadávok a záväzkov, ktoré vznikli v súvislosti s utlmenou aktivitou z dôvodu COVID-19.

Vykonať Forecast ročného plánu a všetky nákladové položky prehodnotiť v scenároch: Oživenie 01. 06. 2020, 01. 07. 2020 a 01. 09. 2020 V každom prípade držať súvahu a P&L v stave, ktorý plne objektívne zobrazuje skutočnosť – na to sú inštitúty podľa zákona o účtovníctve a tiež podľa postupov účtovania podnikateľských subjektov a príslušnej daňovej legislatívy. Cieľom je k súvahovému dňu (väčšinou 31. 12. 2020) mať obraz o firme verný a pravdivý a plne porovnateľný s rokom 2019. Ak ste prijali akékoľvek špeciálne opatrenia pre stav počas pandémie (obchod, marketing, výroba, odbyt, výskum/vývoj, BOZP, resp. celé HSE, ľudské zdroje, nákup a pod.), potom veďte evidenciu nákladov na tieto opatrenia analyticky po útvaroch (CC), činnostiach či prevádzkach/trhoch a pod. – tieto náklady možno raz budú daňovo zvýhodnené pri plánovaní daňovej optimalizácie.

Ako optimalizovať procesy ?

Stručná, jednoduchá a účinná odpoveď – premyslené, jednoduché a na prvé prečítanie zrozumiteľné pokyny vedenia spoločnosti v čase „krízy“ zabezpečia efektívne fungovanie organizácie. Nezabudnite však, že: každá úloha musí mať track record, každý track record musí byť dohľadateľný, každé rozhodnutie musí byť vyhodnotené, controlling je ešte dôležitejší ako v bežnom čase, čím menej budete ľudí zahlcovať administratívou, tým menej ich budete potrebovať, resp. tým väčšie efekty sa dostavia.

Ako optimalizovať organizačnú štruktúru?

Organizačná štruktúra v rámci krízy odráža nutnosť efektívneho rozhodovania vedenia spoločnosti / podniku založeného na priebežnom update situácie na trhu, resp. v tomto prípade epidemiologickej situácie. Opatrenia musí prijímať úzke vedenie, vybavené znalosťami a kompetenciami. Nie je priestor na širokospektrálne, komplikované a zdĺhavé vysvetľovanie a posudzovanie.

Organizačný strom v čase krízy musí byť: štíhly, prehľadný, funkčný.

Zúžiť je potrebné predovšetkým nevýrobné zložky (administratívny support), ktoré sú v čase krízy menej potrebné a pre nábeh do reálneho života nahraditeľné. Rozhodovacie právomoci predstavenstiev, resp. konateľov podporujú úrovne riadenia N-1, mimoriadne dôležité sú HR, sales/marketing, finance a operations/výroba. Tieto tvoria aj krízový štáb.

Úrovne riadenia N-2 kontrolujú predovšetkým dodržiavanie technologických a výrobných procesov, nezasahujú do priameho riadenia. V prípade, že spoločnosť ďalej funguje (nie je obmedzená v prevádzke), výkonne riadia aj oblasti ako nákup, logistika, výroba, obchod/odbyt a pod. Vertikálnejšiu štruktúru organizácie dopĺňajú výkonné pozície a robotníci.

V tejto úrovni N-3 je najväčší priestor na optimalizáciu počtov. Všeobecne – neredukujte obchod a výskum a vývoj. Tieto zložky budú najviac potrebné po skončení pandémie.

Autor: Odborník z oblasti poradenstva malým a stredným podnikom, reštrukturalizácie, získavania finančných prostriedkov, zostavovania rozpočtu, kontroly a podávania správ.